Code of Conduct für Lieferanten der Firmen AGILOX Services GmbH & AGILOX Systems GmbH

Stand: November 2023

Der Code of Conduct für Lieferanten ist hier als PDF zusätzlich für den Download verfügbar.

Die AGILOX Holding GmbH, die AGILOX Services GmbH und die AGILOX Systems GmbH (zusammen „AGILOX“) bekennen sich zu einer ökologisch und gesellschaftlich verantwortungsvollen Unternehmensführung. Die Achtung der geltenden Gesetze und Regeln sowie sozialer und umweltbezogener Standards ist zentraler Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Dies erwarten wir in gleicher Weise auch von unseren Geschäftspartnern als Grundlage für eine erfolgreiche und verantwortungsvolle Gestaltung der Geschäftsbeziehung.

Ziele und Geltungsbereich

Dieser Code of Conduct für Lieferanten („Lieferantenkodex“) definiert die Anforderungen an sämtliche Lieferanten der AGILOX im Hinblick auf die relevanten gesellschaftlichen und ökologischen Aspekte wie Menschenrechte, Arbeitsbedingungen, Umweltschutz und integres Geschäftsverhalten. Die Zustimmung des Lieferanten zu diesem Lieferantenkodex dient als verbindliche Basis für die Zusammenarbeit. Sofern der Lieferant bei der Leistungserbringung Subunternehmern einsetzt, verpflichtet er sich, die Grundsätze dieses Lieferantenkodex entsprechend vertraglich weiterzugeben und im Rahmen des ihm Möglichen und Zumutbaren dafür zu sorgen, dass die Anforderungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette eingehalten werden. Um dies sicherzustellen, hat der Lieferant auch angemessene und risikobasierte Kontrollmaßnahmen einzurichten.

Soziale Verantwortung und Menschenrechte

Unsere Lieferanten verpflichten sich, auf der Grundlage der Europäischen Konvention für Menschenrechte und der Charta der Vereinten Nationen die Menschenrechte als fundamentale Werte unumstößlich zu respektieren und zu beachten. Unsere Lieferanten verpflichten sich zum Schutz ihrer Mitarbeitenden alle Gesetze und Regeln, die die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz betreffen, einzuhalten und orientieren sich dabei an den Grundprinzipien der Konventionen der Internationalen Arbeitsorganisation („ILO-Konventionen“).

Ausschluss von Zwangsarbeit

Die Lieferanten müssen geeignete und angemessene Maßnahmen ergreifen, um Schuldknechtschaft, Zwangs- und Pflichtarbeit sowie jegliche Form von moderner Sklaverei und Menschenhandel im eigenen Geschäftsbereich und/oder entlang der Lieferkette zu unterbinden. Die Geschäftspartner stellen sicher, dass Arbeitsverhältnisse auf Freiwilligkeit gründen und von Beschäftigten nach eigenem Willen und unter Einhaltung einer angemessenen Frist beendet werden können. Außerdem darf keine inakzeptable Behandlung von Arbeitskräften, wie etwa psychische Härte, sexuelle Belästigung und Erniedrigung, stattfinden. Die Beauftragung oder Nutzung von Sicherheitskräften ist zu unterlassen, wenn beim Einsatz dieser Kräfte Personen unmenschlich oder erniedrigend behandelt oder verletzt werden oder dadurch die Vereinigungsfreiheit beeinträchtigt wird.

Verbot der Kinderarbeit

In keiner Phase der Wertschöpfungskette darf Kinderarbeit eingesetzt werden. Die Lieferanten sind aufgefordert, sich an die Empfehlung aus den ILO-Konventionen zum Mindestalter für die Beschäftigung von Kindern zu halten. Demnach soll das Alter nicht geringer sein als das Alter, mit dem nach dem Recht des Beschäftigungsortes die allgemeine Schulpflicht endet und in jedem Fall nicht unter 15 Jahre. Junge Arbeitnehmer unter 18 Jahren dürfen

nicht für Arbeiten eingesetzt werden, die schädlich für die Gesundheit, Sicherheit oder Sittlichkeit von Kindern sind.

Faire Entlohnung und Arbeitszeit

Das Entgelt für reguläre Arbeitsstunden und Überstunden muss dem nationalen gesetzlichen Mindestlohn oder den branchenüblichen Mindeststandards entsprechen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Den Arbeitnehmern sind alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen zu gewähren. Lohnabzüge als Strafmaßnahmen sind nicht zulässig. Der Lieferant hat sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer klare, detaillierte und regelmäßige schriftliche Informationen über die Zusammensetzung ihres Entgelts erhalten. Die Arbeitszeiten müssen den geltenden Gesetzen oder den Branchenstandards entsprechen. Überstunden sind nur zulässig, wenn sie auf freiwilliger Basis erbracht werden.

Vereinigungsfreiheit

Die Mitarbeitenden der Lieferanten müssen die freie Entscheidung haben, sich ohne Bedrohung und Einschüchterung zusammenzuschließen, einer Gewerkschaft beizutreten, eine Arbeitnehmervertretung zu ernennen und sich in eine solche wählen zu lassen. Mitarbeitende dürfen nicht aufgrund von Gründung, Beitritt oder Mitgliedschaft in einer solchen Organisation diskriminiert werden.

Diskriminierungs- und Belästigungsverbot

Unsere Lieferanten stellen sicher, dass jede Form von Diskriminierung, Einschüchterung, Belästigung oder ungerechtfertigter Benachteiligung gegenüber ihren Mitarbeitenden im Arbeitsumfeld unterlassen wird. Verboten ist insbesondere eine Ungleichbehandlung etwa aufgrund der ethnischen oder sozialen Herkunft, der Hautfarbe, des Geschlechts, der Nationalität, der Sprache, der Religion, körperlicher oder geistiger Einschränkungen, der Geschlechtsidentität, der sexuellen Orientierung, des Gesundheitszustandes, des Alters, des Familienstandes, oder einer Schwangerschaft/Elternschaft, sofern diese nicht objektiv in den Erfordernissen der Beschäftigung begründet ist. Eine Ungleichbehandlung umfasst insbesondere auch die Zahlung ungleichen Entgelts für gleichwertige Arbeit.

Gesundheitsschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz

Unsere Lieferanten erfüllen die jeweils anwendbaren Arbeits-, Gesundheitsschutz- und Brandschutzgesetze um ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld zu gewährleisten. Durch Aufbau und Anwendung angemessener Arbeitssicherheitssysteme werden notwendige Präventivmaßnahmen gegen Unfälle und Gesundheitsschäden, die sich im Zusammenhang mit den durchgeführten Arbeiten ergeben können, getroffen. Übermäßige körperliche oder geistige Ermüdung sind durch geeignete Maßnahmen zu verhindern. Zudem werden die Mitarbeitenden regelmäßig über die geltenden Gesundheitsschutz- und Sicherheitsnormen sowie Sicherheitsmaßnahmen informiert und entsprechend geschult.

Erhalt der natürlichen Lebensgrundlagen

Unsere Lieferanten dürfen nicht unter Verstoß gegen das Gesetz und/oder sonstige legitime Rechte Land, Wälder oder Gewässer entziehen, deren Nutzung die Lebensgrundlage von Personen sichert. Schädliche Bodenveränderungen, Gewässer- und Luftverunreinigungen, Lärmemissionen sowie übermäßigen Wasserverbrauch haben die Lieferanten zu unterlassen, wenn dies zu einer erheblichen Beeinträchtigung der natürlichen Grundlagen für Lebensmittel und Trinkwasser oder der Gesundheit des Menschen führen könnte.

Umgang mit Konfliktmineralien

Für die Konfliktmineralien Zinn, Wolfram, Tantal und Gold sowie für weitere kritische Rohstoffe aus Konflikt- und Hochrisikogebieten wie etwa Kobalt etablieren unsere Lieferanten Prozesse in Übereinstimmung mit den Leitsätzen der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (Organisation for Economic Cooperation and Development) hinsichtlich der Erfüllung der Sorgfaltspflicht zur Förderung verantwortungsvoller Lieferketten für Mineralien aus Konflikt- und Hochrisikogebieten und erwarten dies auch von ihren Sublieferanten.

Ökologische Verantwortung

Klimawandel und Umweltzerstörung zählen zu den größten Herausforderungen unserer Zeit. Nachhaltiges und ressourcenschonendes Handeln ist für AGILOX deshalb ein integraler Bestandteil der Unternehmenskultur. Die Einhaltung allgemein anerkannter Standards und Gesetze ist in diesem Bereich, ebenso wie in Bezug auf Tierschutz, Artenvielfalt und Biodiversität, eine Grundvoraussetzung in unseren Geschäftsbeziehungen.

Unsere Lieferanten verpflichten sich zur Einhaltung aller geltenden Umweltgesetze, -regelungen und -standards sowie zum Betrieb eines effizienten Systems zur Identifizierung und Beseitigung potenzieller Umweltgefahren.

Dieses System beinhaltet insbesondere folgende Maßnahmen:

• Ermittlung und Minimierung negativer Auswirkungen auf die Umwelt;
• Maßnahmen zur Reduktion von Umweltemissionen und Abfallerzeugung;
• Maßnahmen zur Verringerung von Eingriffen in bestehende Ökosysteme;
• Maßnahmen zum effizienten und verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen (insb. Nutzung von Energie, Wasser und Rohstoffen);
• Maßnahmen zur Vermeidung von Unfällen, Gesundheits- und Umweltschäden;
• Vorbereitung auf Notfallsituationen und deren Bewältigung;
• Verwendung erneuerbarer Ressourcen (soweit möglich);
• Laufende Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung des eigenen Umweltmanagementsystems.

Integrität und ethisches Geschäftsverhalten

Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie bei der Leistungserbringung nicht nur nachhaltig, sozial und umweltbewusst, sondern natürlich auch stets ethisch und rechtlich einwandfrei handeln. Schon der bloße Anschein eines ethisch nicht korrekten Verhaltens soll zwingend vermieden werden.

Einhaltung von Gesetzen

Unsere Lieferanten haben sich mit den Gesetzen, Vorschriften und Regeln jener Länder, in denen sie Geschäftstätigkeiten ausüben, vertraut zu machen und diese ausnahmslos einzuhalten.

Integrität

Unsere Lieferanten handeln jederzeit integer und treffen bei festgestellten Verstößen geeignete und angemessene Maßnahmen zu deren Beseitigung. Jede Form von Bestechung, Geldwäsche, Erpressung und Korruption, hierzu zählen auch sogenannte „Facilitation Payments“ (Beschleunigungszahlungen für routinemäßige Geschäftshandlungen) sind strikt zu unterbinden. Die Lieferanten stellen sicher, dass ihre Beschäftigten, Subunternehmer oder Vertreter Amtsträgern oder sonstigen Dritten keine Bestechungsgelder, Schmiergelder, unzulässige Spenden oder sonstige unzulässige Zahlungen gewähren, anbieten oder von diesen annehmen. Verfahren zur Überwachung und Durchsetzung der gesetzlichen Verbotsnormen sind zu implementieren, um die Einhaltung der Antikorruptionsgesetze zu gewährleisten.

Vermeidung von Interessenkonflikten

Die Lieferanten treffen ihre Entscheidungen ausschließlich auf Grundlage sachlicher Kriterien und dürfen sich nicht von sachfremden Interessen oder Beziehungen beeinflussen lassen.

Freier Wettbewerb

Unsere Lieferanten halten den fairen und freien Wettbewerb sowie die geltenden Wettbewerbs- und Kartellvorschriften ein. Insbesondere dürfen sie keine wettbewerbswidrigen Absprachen oder Vereinbarungen mit Wettbewerbern, Lieferanten, Kunden oder sonstigen Dritten treffen und eine mögliche marktbeherrschende Stellung nicht missbrauchen. Die Lieferanten tragen dafür Sorge, dass im Rahmen ihres Geschäftsbereichs weder ein Austausch wettbewerbsrechtlich sensibler Informationen noch sonstiges Verhalten stattfindet, das den Wettbewerb in unzulässiger Weise beschränkt oder beschränken kann.

Import und Exportkontrollen

Unsere Lieferanten achten strikt auf die Einhaltung aller jeweils geltenden Gesetze für den Import und Export von Waren, Dienstleistungen und Informationen. Die jeweils anwendbaren Sanktions- und Embargolisten sind ebenfalls zu berücksichtigen. Die Geschäftspartner stellen sicher, dass alle in Verbindung mit dem Abbau, Handel und der Ausfuhr von Mineralen in Konflikt- und Hochrisikogebieten erhobenen Steuern, Abgaben und Lizenzgebühren in Übereinstimmung mit dem jeweils geltenden Recht abgeführt werden.

Datenschutz

Unsere Lieferanten haben bei der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Übermittlung und Weitergabe von sensiblen Informationen die Gesetze zu Datenschutz und Informationssicherheit und die behördlichen Vorschriften zu beachten.

Rechte des geistigen Eigentums

Rechte an geistigem Eigentum sind zu respektieren. Technologie- und Know-how-Transfers haben so zu erfolgen, dass die geistigen Eigentumsrechte und die Kundeninformationen geschützt sind.

Verantwortung der Lieferanten

Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass diese alle relevanten Risiken innerhalb ihrer eigenen Lieferkette identifizieren und durch angemessene und geeignete Maßnahmen adressieren, um Verstöße gegen gesetzliche Bestimmung sowie die in diesem Lieferantenkodex aufgeführten Standards und Regelungen zu verhindern. Falls eine Abweichung festgestellt wird oder ein Verdachtsfall vorliegt, erwarten wir von dem betroffenen Lieferanten, uns umgehend über die identifizierten Verstöße, Verdachtsfälle oder Risiken sowie die ergriffenen Abhilfemaßnahmen zu informieren.

Kontrolle der Einhaltung

AGILOX behält sich das Recht vor, die Einhaltung der Verhaltensstandards in der Lieferkette mit geeigneten Mitteln zu überprüfen. Die Prüfung kann mittels Lieferantenselbstauskunft oder durch risikobasierten Audits an den Produktionsstandorten der Lieferanten erfolgen, wobei Letzteres nur nach vorheriger Ankündigung und in Anwesenheit von Vertretern des Lieferanten erfolgen darf. Die Prüfungshandlungen erfolgen im Einklang mit den jeweils anwendbaren Datenschutzrechten. Die Prüfung darf weder zu unverhältnismäßigen Einschränkungen der Geschäftstätigkeiten der Lieferanten noch zu Verletzungen von Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Dritten führen. Die Lieferanten sind verpflichtet, die AGILOX bei der Durchführung der Prüfungshandlungen in zumutbarem Umfang zu unterstützen und ihre eigenen Kosten im Zusammenhang mit der Überprüfung selbst zu tragen. Die AGILOX trägt ihre Kosten oder die Kosten des beauftragten Dritten ebenfalls selbst.

Konsequenzen

Die Einhaltung des Lieferantenkodex durch ihre Lieferanten und Subunternehmer ist für AGILOX ein wesentlicher Bestandteil jeder Geschäftsbeziehung. Im Falle von Verstößen gegen die im Lieferantenkodex verankerten Prinzipien erwartet AGILOX von ihren Lieferanten und Subunternehmern, dass unverzüglich angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um vergleichbare Verstöße zukünftig nachhaltig zu vermeiden. Mangelnde Kooperationsbereitschaft zur Beendigung des Fehlverhaltens oder die Beseitigung allfälliger aus einem solchen resultierender Folgen innerhalb eines angemessenen Zeitraums oder auch die Schwere des Verstoßes an sich[1] können außerdem Gründe für eine vorzeitige Beendigung der Geschäftsbeziehung darstellen.

[1]          Als schwerwiegender Verstoß gegen den Lieferantenkodex gelten insbesondere Verstöße gegen Menschenrechte, Kinderarbeit, Fälle von Korruption, schwerwiegende Verstöße gegen den Arbeitnehmerschutz sowie grobe Verletzungen von Umweltschutzgesetzen.

Lieferantenerklärung

Der gegenständliche Lieferantenkodex ist fester Bestandteil des Vertragsverhältnisses mit dem Lieferanten. Mit Unterzeichnung dieses Dokumentes erklärt sich der Lieferant mit den im gegenständlichen Lieferantenkodex dargelegten Verpflichtungen und Anforderungen als integrativer Bestandteil der Geschäftsbeziehung einverstanden und verpflichtet sich insbesondere ausdrücklich dazu,

• stets verantwortungsvoll und ethisch korrekt zu handeln und die Verpflichtungen und Anforderungen dieses Lieferantenkodex im Sinne von Mindeststandards einzuhalten;
• die Grundsätze und Prinzipien dieses Lieferantenkodex an seine Vorlieferanten entlang der Wertschöpfungskette in geeigneter Art und Wiese weiterzugeben und diese zur Einhaltung aufzufordern;
• gegenüber den eigenen Mitarbeitenden aber auch gegenüber Beauftragten und Subunternehmern die Inhalte dieses Lieferantenkodex in für die jeweilige Zielgruppe verständlicher Art und Weise zu kommunizieren, deren Einhaltung mit entsprechendem Nachdruck einzufordern und alle erforderlichen Vorkehrungen für die Umsetzung der Anforderungen zu treffen.

In Fällen, in denen AGILOX von diesen Grundsätzen abweichende einzelvertragliche Pflichten mit dem Lieferanten vereinbart hat, haben diese einzelvertraglichen Pflichten Vorrang.