Code de conduite pour les fournisseurs d'AGILOX Services GmbH & AGILOX Systems GmbH

Statut : novembre 2023

Le code de conduite pour les fournisseurs est également disponible au téléchargement au format PDF en anglais ici.

AGILOX Holding GmbH, AGILOX Services GmbH et AGILOX Systems GmbH (collectivement « AGILOX ») s’engagent en faveur d’une gouvernance d’entreprise responsable sur le plan environnemental et social. Le respect des lois et réglementations applicables ainsi que des normes sociales et environnementales est un élément central de notre culture d’entreprise. De même, nous attendons également cela de nos partenaires commerciaux, car c’est la base d’une relation commerciale fructueuse et responsable.

Objectifs et champ d’application

Le présent code de conduite des fournisseurs (« code de conduite des fournisseurs ») définit nos exigences envers tous les fournisseurs d’AGILOX en ce qui concerne les aspects sociaux et environnementaux pertinents tels que les droits de l’homme, les conditions de travail, la protection de l’environnement et l’intégrité commerciale. L’acceptation par le fournisseur du présent Code de conduite des fournisseurs constitue une base contraignante pour la coopération. Si le fournisseur fait appel à des sous-traitants pour la fourniture de services, il s’engage à leur transmettre les principes du présent Code de conduite des fournisseurs par contrat et à veiller, dans la mesure du possible et du raisonnable, à ce que les exigences soient respectées tout au long de la chaîne de valeur. Pour ce faire, le fournisseur doit également mettre en place des mesures de contrôle appropriées et basées sur les risques.

Responsabilité sociale et droits de l’homme

Nos fournisseurs s’engagent à respecter et à observer sans équivoque les droits de l’homme en tant que valeurs fondamentales fondées sur la Convention européenne des droits de l’homme et la Charte des Nations unies. Afin de protéger leurs employés, nos fournisseurs s’engagent à respecter toutes les lois et réglementations relatives à la santé et à la sécurité sur le lieu de travail et, ce faisant, se conforment aux principes fondamentaux des conventions de l’Organisation internationale du travail (conventions de l’OIT).

Exclusion du travail forcé

Les fournisseurs doivent prendre des mesures appropriées et raisonnables pour prévenir la servitude pour dettes, le travail forcé et obligatoire et toute forme d’esclavage moderne et de traite des êtres humains dans leur propre entreprise et/ou tout au long de la chaîne d’approvisionnement. Les partenaires commerciaux doivent veiller à ce que les relations de travail soient volontaires et puissent être résiliées par les employés de leur propre gré et moyennant un préavis raisonnable. En outre, les employés ne doivent subir aucun traitement inacceptable, tel que des souffrances psychologiques, du harcèlement sexuel ou des humiliations. L’embauche ou le recours à du personnel de sécurité est interdit si cela entraîne des traitements inhumains ou dégradants, des blessures corporelles ou une atteinte à la liberté d’association.

Interdiction du travail des enfants

Le travail des enfants ne doit être utilisé à aucun stade de la chaîne de valeur. Les fournisseurs sont tenus de se conformer à la recommandation des conventions de l’OIT sur l’âge minimum d’admission à l’emploi des enfants. En conséquence, l’âge ne doit pas être inférieur à l’âge auquel l’enseignement obligatoire prend fin selon la législation en vigueur sur le lieu de travail et, en tout état de cause, ne doit pas être inférieur à 15 ans. Les jeunes employés âgés de moins de 18 ans ne peuvent

être employés pour des travaux nuisibles à la santé, à la sécurité ou à la moralité des enfants.

Rémunération équitable et horaires de travail

La rémunération des heures normales de travail et des heures supplémentaires doit correspondre au salaire minimum légal national ou aux normes minimales en vigueur dans le secteur, selon le montant le plus élevé. Les employés doivent bénéficier de tous les avantages sociaux prévus par la loi. Les retenues sur salaire à titre de mesure punitive ne sont pas autorisées. Le fournisseur doit veiller à ce que les travailleurs reçoivent des informations écrites claires, détaillées et régulières sur la composition de leur rémunération. Les horaires de travail doivent être conformes aux lois applicables ou aux normes du secteur. Les heures supplémentaires ne sont autorisées que si elles sont effectuées sur une base volontaire.

Liberté d’association

Les employés des fournisseurs doivent être libres d’adhérer à un syndicat, de nommer des représentants du personnel et d’être élus à une telle organisation sans menace ni intimidation. Les employés ne doivent pas faire l’objet de discrimination en raison de la création, de l’adhésion ou de l’appartenance à une telle organisation.

Interdiction de la discrimination et du harcèlement

Nos fournisseurs doivent veiller à ce qu’il n’y ait aucune discrimination, intimidation, harcèlement ou discrimination injustifiée à l’encontre de leurs employés dans l’environnement de travail. En particulier, toute inégalité de traitement fondée, par exemple, sur l’origine ethnique ou sociale, la couleur de peau, le sexe, la nationalité, la langue, la religion, les limitations physiques ou mentales, l’identité sexuelle, l’orientation sexuelle, l’état de santé, l’âge, la situation matrimoniale ou la grossesse/parentalité est interdite, sauf si elle est objectivement justifiée par les exigences du poste. L’inégalité de traitement comprend également, en particulier, le paiement d’une rémunération inégale pour un travail de valeur égale.

Santé et sécurité sur le lieu de travail

Nos fournisseurs doivent se conformer aux réglementations applicables en matière de santé et de sécurité au travail et aux lois sur la protection contre les incendies afin de garantir un environnement de travail sûr et sain. Le fournisseur doit mettre en place et appliquer des systèmes de sécurité au travail appropriés afin de prendre les mesures préventives nécessaires contre les accidents et les atteintes à la santé pouvant survenir dans le cadre du travail effectué. Des mesures appropriées doivent être prises pour prévenir toute fatigue physique ou mentale excessive. En outre, les employés doivent être régulièrement informés des normes de santé et de sécurité applicables et des mesures de sécurité, et recevoir une formation correspondante.

Préservation des ressources naturelles

Nos fournisseurs ne doivent pas, en violation de la loi et/ou d’autres droits légitimes, retirer des terres, des forêts ou des eaux dont l’utilisation garantit les moyens de subsistance des populations. Les fournisseurs doivent s’abstenir de toute modification néfaste des sols, de toute pollution de l’eau et de l’air, de toute émission sonore et de toute consommation excessive d’eau si cela peut entraîner une dégradation significative des ressources naturelles destinées à l’alimentation et à l’eau potable ou à la santé humaine.

Gestion des minerais provenant de zones de conflit

Nos fournisseurs doivent mettre en place des processus conformes au Guide de diligence raisonnée pour des chaînes d’approvisionnement responsables en minerais provenant de zones de conflit ou à haut risque de l’Organisation de coopération et de développement économiques pour les minerais provenant de zones de conflit tels que l’étain, le tungstène, le tantale et l’or, ainsi que pour d’autres matières premières critiques provenant de zones de conflit ou à haut risque telles que le cobalt, et exiger la même chose de leurs sous-traitants.

Responsabilité environnementale

Le changement climatique et la dégradation de l’environnement comptent parmi les plus grands défis de notre époque. Une action durable et respectueuse des ressources fait donc partie intégrante de la culture d’entreprise d’AGILOX. Le respect des normes et lois généralement reconnues dans ce domaine ainsi que dans les domaines du bien-être animal, de la diversité des espèces et de la biodiversité est une exigence fondamentale dans nos relations commerciales.

Nos fournisseurs s’engagent à respecter toutes les lois, réglementations et normes environnementales applicables et à mettre en place un système efficace pour identifier et éliminer les risques potentiels pour l’environnement.

Ce système comprend notamment les mesures suivantes :

Identification et minimisation des impacts négatifs sur l’environnement ;
Mesures visant à réduire les émissions dans l’environnement et la production de déchets ;
Mesures visant à réduire les perturbations des écosystèmes existants ;
Mesures visant à une utilisation efficace et responsable des ressources (en particulier l’utilisation de l’énergie, de l’eau et des matières premières) ;
Mesures visant à prévenir les accidents et les dommages à la santé et à l’environnement ;
Préparation et gestion des situations d’urgence ;
Utilisation de ressources renouvelables (dans la mesure du possible) ;
Révision et amélioration continues de leurs propres systèmes de gestion environnementale.

Intégrité et conduite éthique des affaires

Dans le cadre de la fourniture de leurs services, nous attendons de nos fournisseurs qu’ils agissent non seulement de manière durable et respectueuse des aspects sociaux et environnementaux, mais aussi, bien sûr, de manière éthique et irréprochable sur le plan juridique à tout moment. Même l’apparence d’un comportement éthiquement incorrect doit être évitée à tout prix.

Respect des lois

Nos fournisseurs doivent se familiariser avec les lois, réglementations et règles des pays dans lesquels ils exercent leurs activités et s’y conformer sans exception.

Intégrité

Nos fournisseurs doivent agir avec intégrité à tout moment et prendre les mesures appropriées pour éliminer toute violation identifiée. Toutes les formes de corruption, de blanchiment d’argent, d’extorsion et de corruption, y compris les paiements de facilitation pour les transactions commerciales courantes, doivent être strictement interdites. Les fournisseurs doivent s’assurer que leurs employés, sous-traitants ou agents ne donnent, n’offrent ou n’acceptent pas de pots-de-vin, de commissions occultes, de dons inappropriés ou d’autres paiements inappropriés à ou de la part de fonctionnaires ou d’autres tiers. Des procédures de contrôle et d’application des normes légales d’interdiction doivent être mises en œuvre afin de garantir le respect des lois anti-corruption.

Prévention des conflits d’intérêts

Les fournisseurs doivent prendre leurs décisions uniquement sur la base de critères objectifs et ne doivent pas se laisser influencer par des intérêts ou des relations extérieurs.

Concurrence libre

Nos fournisseurs doivent respecter les principes de concurrence loyale et libre ainsi que les réglementations applicables en matière de concurrence et d’antitrust. En particulier, ils ne peuvent conclure aucun accord ou arrangement anticoncurrentiel avec des concurrents, des fournisseurs, des clients ou d’autres tiers, ni abuser d’une position dominante sur le marché. Les fournisseurs doivent veiller à ce qu’aucune information sensible au regard du droit de la concurrence ne soit échangée dans leur domaine d’activité et à ce qu’aucun autre comportement susceptible de restreindre ou de limiter la concurrence de manière illégale ne se produise.

Contrôles à l’importation et à l’exportation

Nos fournisseurs doivent respecter strictement toutes les lois applicables en matière d’importation et d’exportation de biens, de services et d’informations. Les sanctions applicables et les listes d’embargo doivent également être respectées. Les partenaires commerciaux doivent s’assurer que toutes les taxes, droits et redevances prélevés dans le cadre de l’extraction, du commerce et de l’exportation de minerais dans les zones de conflit et à haut risque sont payés conformément à la législation en vigueur.

Protection des données

Nos fournisseurs doivent se conformer aux lois sur la protection des données et la sécurité de l’information ainsi qu’aux réglementations officielles lors de la collecte, du stockage, du traitement, de la transmission et du transfert d’informations sensibles.

Droits de propriété intellectuelle

Les droits de propriété intellectuelle doivent être respectés. Les transferts de technologie et d’expertise doivent être effectués de manière à protéger les droits de propriété intellectuelle et les informations des clients.

Responsabilité des fournisseurs

Nous attendons de nos fournisseurs qu’ils identifient tous les risques pertinents au sein de leur propre chaîne d’approvisionnement et qu’ils prennent les mesures appropriées et adéquates pour prévenir toute violation des dispositions légales et des normes et réglementations énumérées dans le présent Code de conduite des fournisseurs. Si un écart est identifié ou s’il existe un cas suspect, nous attendons du fournisseur concerné qu’il nous informe immédiatement des violations identifiées, des cas suspects ou des risques, ainsi que des mesures correctives prises.

Contrôle de la conformité

AGILOX se réserve le droit de vérifier le respect des normes de conduite dans la chaîne d’approvisionnement par des moyens appropriés. L’audit peut être réalisé au moyen d’une auto-déclaration du fournisseur ou d’audits basés sur les risques sur les sites de production des fournisseurs, ces derniers ne pouvant être réalisés qu’après notification préalable et en présence de représentants du fournisseur. Les procédures d’audit doivent être menées conformément aux lois applicables en matière de protection des données. L’audit ne doit pas entraîner de restrictions disproportionnées des activités commerciales du fournisseur ni de violations des accords de confidentialité conclus avec des tiers. Les fournisseurs sont tenus d’assister AGILOX dans une mesure raisonnable dans la mise en œuvre des procédures d’audit et de supporter leurs propres frais liés à l’audit. AGILOX supporte également ses propres frais ou ceux du tiers qu’elle engage.

Conséquences

Le respect du Code de conduite des fournisseurs par ses fournisseurs et sous-traitants est un élément essentiel de toute relation commerciale pour AGILOX. En cas de violation des principes énoncés dans le Code de conduite des fournisseurs, AGILOX attend de ses fournisseurs et sous-traitants qu’ils prennent immédiatement les mesures appropriées pour éviter que de telles violations ne se reproduisent à l’avenir. Le refus de coopérer pour mettre fin à la faute ou pour éliminer les conséquences de cette faute dans un délai raisonnable, ou la gravité de la violation elle-même[1], peuvent également constituer des motifs de résiliation anticipée de la relation commerciale.

[1] Les violations graves du Code de conduite des fournisseurs comprennent notamment les violations des droits de l’homme, le travail des enfants, les cas de corruption, les violations graves de la protection des employés et les violations flagrantes des lois sur la protection de l’environnement.

Déclaration du fournisseur

Le présent Code de conduite des fournisseurs fait partie intégrante de la relation contractuelle avec le fournisseur. En signant ce document, le fournisseur accepte les obligations et exigences énoncées dans le présent Code de conduite des fournisseurs comme partie intégrante de la relation commerciale et s’engage notamment expressément

à toujours agir de manière responsable et éthique et à respecter les obligations et exigences du présent Code de conduite des fournisseurs comme normes minimales ;
de transmettre les principes du présent code de conduite des fournisseurs à ses fournisseurs en amont tout au long de la chaîne de valeur de manière appropriée et d’exiger qu’ils s’y conforment ;
de communiquer le contenu du présent code de conduite des fournisseurs à ses propres employés ainsi qu’à ses agents et sous-traitants d’une manière compréhensible pour le groupe cible concerné, d’exiger le respect du code en mettant l’accent sur les points importants et de prendre toutes les précautions nécessaires pour la mise en œuvre des exigences.

Dans les cas où AGILOX a convenu avec le fournisseur d’obligations contractuelles individuelles qui s’écartent de ces principes, ces obligations contractuelles individuelles prévalent.